Mit Schreiben vom 14.11.2014 hat das Bundesfinanzministerium die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff veröffentlich.
Diese konkretisieren die Anforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen. Die Regelungen umfassen auch
die Vor- und Nebensysteme der Buchführung, z. B. Kassenbericht und Kassenführung, Lohnabrechnung, Zeiterfassung, etc.
Für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen Auslagerung von Buchführungsaufgaben auf Dritte (z. B. Steuerberater).
Wesentliche Festlegungen
Für eine ordnungsmäßige Buchführung ist eine zeitnahme Datenerfassung im Buchhaltungssystem notwendig. Dies setzt voraus, dass alle anfallenden Geschäftsvorfälle
vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorliegen.
Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen durch einen Beleg nachgewiesen werden. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden.
Alle baren Geschäftsvorfälle eines Unternehmens sollen grundsätzlich über die Kasse abgewickelt und in einem Kassenbuch aufgezeichnet werden. Die
Kassenaufzeichnungen müssen vollständig, richtig und geordnet vorgenommen werden. Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich festgehalten werden, ebenso der Kassenbestand.
Die Kassenbuchaufzeichnungen müssen unveränderbar und während der Dauer der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren verfügbar und lesbar sein. Bei der Verwendung von elektronischen Kassen ist die
Aufbewahrung von Anleitung und evtl. Programmierprotkollen zwingend erforderlich.
Sollten Aufzeichnungen in den Formaten excel oder word erstellt werden, gelten diese als nicht ordnungsgemäß und sollten zusätzlich in einem weniger leicht abänderbaren Format zusätzlich zur
Originaldatei gespeichert werden.
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